Spojte sa s nami:

Peter Tomčány: Doklady v podnikaní

doklady v podnikani

Novinky

Peter Tomčány: Doklady v podnikaní

Každý podnikateľ by mal mať základný prehľad v aspektoch týkajúcich sa účtovných, daňových a právnych povinností. Vyžaduje to orientáciu vo viacerých zákonoch, najmä Obchodného zákonníka, daňových a účtovných zákonov a mnoho ďalších. V praxi dochádza často k nesprávnemu vystaveniu dokladov alebo k chybnému použitiu typu dokladu, za čo môže podnikateľ dostať sankciu. V článku sa dozviete, s akými dokladmi sa najčastejšie podnikatelia stretávajú, kedy sa používajú, čo musia v zmysle zákona obsahovať a ďalšie cenné informácie.

Odporúčame :  Daň z pridanej hodnoty

Objednávka

Objednávku je možné definovať ako druh obchodného dokumentu, ktorým možno plnohodnotne nahradiť zmluvu. Slúži občanom i podnikateľom ako prvotný podklad pre dodávku tovaru alebo služieb. Zvyčajne sa vystavuje ako záväzný doklad o tom, že sa objednalo dodanie služby alebo tovaru v určitom množstve, kvalite a za podmienok špecifikovaných priamo v objednávke. Zákon neurčuje obsah a štruktúru objednávky, no keďže ide o obchodný dokument, mala by spĺňať požiadavky v zmysle  Obchodného zákonníka.

Na objednávke je preto potrebné uviesť identifikáciu zmluvných strán (Odberateľ a Dodávateľ) v rozsahu obchodného mena, sídla, IČO, DIČ, čísla zápisu v registri a právnej formy právnickej osoby. V prípade fyzickej osoby samozrejme neuvádzame právnu formu a namiesto obchodného mena a sídla použijeme meno, priezvisko a adresu. Samozrejmosťou je špecifikácia objednávaného tovaru alebo služby ( merná jednotka, jednotková cena, počet jednotiek, cena spolu ), dodacie podmienky (dátum a spôsob dodania) a ostatné informácie.

Objednávky je takisto potrebné archivovať, resp. prikladať k faktúram. V praxi sa často stáva, že podnikatelia po dodaní tovaru, resp. služby objednávku zahodia – to je chyba! Odkladajte si objednávky a prikladajte ich k faktúram pre vášho účtovníka. Zvyšujete tým dôveryhodnosť a preukázateľnosť faktúry v účtovníctve.

Faktúra

Najviac chýb sa dopúšťajú podnikatelia pri vystavovaní faktúr. Mnohí z nich zabúdajú na zákonom povinné informácie, ktoré musí faktúra obsahovať. Ak ich nemá, porušuje sa tým zákon a podnikateľovi hrozí sankcia. Faktúru definujeme ako daňový doklad, resp. účtovný doklad, ktorý vyjadruje vzťah medzi dvoma subjektmi – odberateľom (ktorý faktúru vystavuje) a dodávateľom (ktorý faktúru prijíma) z titulu predaja tovaru alebo služby.

Na základe toho rozlišujeme vystavenú (vydanú, odberateľskú) faktúru, ktorú vystavujeme ako podnikatelia našim odberateľom, a prijatú faktúru (došlú, dodávateľskú), ktorú sme prijali od svojho dodávateľa za dodaný tovar alebo poskytnutú službu. Štruktúra faktúry nie je predpísaná, jednotlivé zákony však definujú náležitosti, ktoré musí obsahovať, a to konkrétne Obchodný zákonník, Zákon o účtovníctve, Zákon o dani z pridanej hodnoty.

Podľa obchodného zákonníka musí faktúra obsahovať :

  • obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania,
  • právnu formu právnickej osoby,
  • identifikačné číslo, ak je pridelené (IČO),
  • Číslo zápisu v Obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov, uvádzať aj označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal a číslo zápisu.

 

V zmysle zákona o účtovníctve je potrebné na faktúrach uvádzať :

  • slovné a číselné označenie účtovného dokladu (napr. Faktúra č. 2017001),
  • obsah účtovného prípadu – t.j. to čo je predmetom dodania (napr. Fakturujeme Vám opravu / predaj počítača),
  • označenie jeho účastníkov – kto je dodávateľom (podnikateľ, ktorý faktúru vystavuje) a kto je odberateľom (zákazník) spolu s ich identifikačnými údajmi,
  • údaj o cene za mernú jednotku, vyjadrenie množstva a celkovej ceny,
  • dátum vyhotovenia účtovného dokladu (faktúru je podnikateľ povinný vyhotoviť do 15 dní odo dňa dodania predmetu fakturácie,
  • dátum uskutočnenia účtovného prípadu – tzv. deň dodania (dátum, kedy došlo k dodaniu tovaru, služby alebo prijatia platby),

 

Ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty (DPH), príp. osobou registrovanou pre DPH, je povinný pri vystavovaní faktúr rešpektovať ustanovenia zákona o dani z pridanej hodnoty, ktorý prikazuje na faktúre uvádzať:

  • identifikačné čísla pre daň z pridanej hodnoty (IČ DPH) oboch zmluvných strán ( v prípade, že aj odberateľ je platca DPH),
  • dátum, kedy bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum prijatia platby,
  • základ dane pre každú sadzbu dane, jednotková cena bez dane, zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
  • uplatnená sadzba dane alebo oslobodenie od dane a výška dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť,
  • v prípadoch, ktoré stanovuje zákon, je potrebné uvádzať na faktúrach aj jednotné slovné formulácie, napríklad „prenesenie daňovej povinnosti“ alebo „dodanie je oslobodené od dane“,
  • poradové číslo faktúry,
  • množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
  • ostatné slovné informácie v zmysle zákona o DPH.

 

Neznamená to však, že ak je podnikateľ platiteľom DPH, je povinný uvádzať na faktúrach iba náležitosti v zmysle zákona o DPH a ostatné povinné údaje (napríklad v zmysle Obchodného zákonníka) sa ho netýkajú. Práve naopak, musí na faktúre uviesť všetky zákonmi uvádzané povinné údaje, t.j. náležitosti v zmysle Obchodného zákonníka, Zákona o účtovníctve aj Zákona o DPH.

Odporúčame :  Odborník radí: Našli ste starú faktúru z predchádzajúceho roku a neviete čo s DPH?

Dodací list

Niektoré podniky pri predaji vystavujú odberateľovi okrem faktúry aj dodací list, t.j. doklad potvrdzujúci dodanie tovaru alebo služby. Zákon neprikazuje dodací list vystavovať, preto nie je ani legislatívne definovaný jeho obsah. Možno ho však považovať za účtovný doklad, a teda musí obsiahnuť nasledujúce náležitosti:

  1. Označenie “Dodací list”.
  2. Poradové číslo dodacieho listu.
  3. Číslo faktúry, na ktorú je dodací list viazaný.
  4. Označenie účastníkov – t.j. dodávateľa a odberateľa so všetkými identifikačnými údajmi.
  5. Dátum vyhotovenia dodacieho listu a dátum uskutočnenia dodávky.
  6. Podrobnejší opis produktov, ich výrobné čísla a pod.
  7. Ak je podnik platcom DPH, tak aj sadzby a hodnoty DPH.
  8. Mernú jednotku, peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva.

Ak váš odberateľ nevyžaduje dodací list a na faktúre sú uvedené všetky potrebné informácie o tovare, uveďte písomnú informáciu na faktúru „faktúra je zároveň aj dodacím listom“. Zjednodušíte si tak administratívny proces fakturácie.

Dobropis

Pojem dobropis zákon nepozná, no v praxi už tento názov zľudovel. Ide o doklad, ktorým sa znižuje pôvodne fakturovaná cena. V jednoduchosti povedané ide o faktúru so zápornou hodnotou, ktorá sa viaže na v minulosti už vystavenú faktúru. Dobropis sa vystavuje v zmysle Zákona o dani z pridanej hodnoty pri:

  • vrátení tovaru odberateľovi – čiastočnom alebo úplnom (napr. z dôvodu reklamácie),
  • pri zrušení dodávky tovaru alebo služby (zákazník zruší objednávku),
  • pri dodatočnom znížení ceny – napr. z dôvodu množstevnej zľavy,

 

Dobropis musí obsahovať rovnaké náležitosti, ako samotná faktúra. Okrem nich je však potrebné v ňom naviac uvádzať aj:

  • slovné označenie dokladu , z ktorého by malo byť zrejmé, že ide o dobropis (Dobropis 201701),
  • číselné označenie, podobne ako pri vystavených faktúrach,
  • pôvodné číslo faktúry, ku ktorej sa dobropis vzťahuje (vhodné je uviesť aj dôvod vystavenia dobropisu),
  • dobropis sa vystavuje v deň vrátenia tovaru, v deň reklamácie, resp. v deň priznania zľavy, rabatu – faktúra sa na rozdiel od dobropisu môže vystaviť do 15 dní od vzniku daňovej povinnosti,
  • sumy na dobropise sa vyznačujú so znamienkom mínus.

 

TIP: Na dobropise je možné ako formu úhrady uviesť  “vzájomný zápočet”, ak odberateľ pôvodnú faktúru ešte neuhradil. Znamená to, že sa uhradí iba rozdiel medzi faktúrou a dobropisom.

Pri platcoch DPH sú dobropisy z pohľadu zákona o daní z pridanej hodnoty mierne komplikovanejšie, je preto vhodné, skôr ako nejaký dobropis vystavíte, konzultovať to s vašim účtovníkom.

Odporúčame :  Miroslav Gandžala: Prekážky a problémy v účtovnej praxi

Doklad z elektronickej alebo virtuálnej registračnej pokladnice

Pokladničný doklad z elektronickej registračnej pokladnice („ďalej len ERP“) alebo virtuálnej registračnej pokladnice („ďalej len VRP“) sú štandardne generované v zákonom predpísanej podobe. Je však dobré skontrolovať, či aj vaša pokladnica tlačí na doklad zákonom požadované údaje, a to:

  1. daňový kód elektronickej registračnej pokladnice,
  2. daňové identifikačné číslo, ak podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
  3. identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
  4. ochranný znak,
  5. poradové číslo pokladničného dokladu od poslednej dennej uzávierky,
  6. dátum a čas vyhotovenia pokladničného dokladu,
  7. označenie tovaru alebo označenie služby, množstvo tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby dane z pridanej hodnoty,
  8. cenu tovaru alebo cenu služby,
  9. obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania podnikateľa a predajné miesto, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania,
  10. základ dane z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
  11. sadzbu dane z pridanej hodnoty alebo údaj o oslobodení od dane z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty v členení podľa sadzieb,
  12. výšku dane z pridanej hodnoty spolu, ak podnikateľ je platiteľom DPH v členení podľa sadzieb,
  13. zaokrúhlenie ceny,
  14. celkovú sumu platenej ceny,
  15. ďalšie údaje, ktorých uvedenie vyplýva z osobitného predpisu.

Dôležité je spomenúť, že na akomkoľvek predajnom mieste musíte mať ako podnikateľ vyobrazený vzor bločku z vašej ERP. Táto povinnosť sa týka aj podnikateľov, ktorí používajú virtuálne registračné pokladnice (VRP). Kto musí viesť tržby cez ERP alebo VRP sa bližšie dozviete v článku: https://biznisklub.sk/odbornik-radi-kto-je-povinny-pouzivat-registracnu-pokladnicu/

Výdavkový a príjmový pokladničný doklad

Na  záver sa pozrieme na štandardné pokladničné doklady – modrý výdavkový a červený príjmový. Predtlačený doklad pre jeho ručné vypísanie možno kúpiť v ktoromkoľvek papiernictve. Slúžia na zaevidovanie príjmu financií v hotovosti, alebo naopak výdavku v hotovosti.

Môžu ich  však použiť iba podnikatelia, ktorým zákonom neukladá povinnosť viesť tržby cez registračnú pokladnicu. Takýchto podnikateľov je pomenej, patria medzi nich napríklad stavebné činnosti. Znamená to, že živnostník, ktorý vystaví faktúru za vymaľovanie izieb v budove na sumu 300,- €, môže úhradu takejto faktúry b zaevidovať cez obyčajný príjmový pokladničný doklad.

Keďže ide o účtovné doklady, musia obsahovať už spomenuté náležitosti podľa zákona o účtovníctve, obchodnom zákonníku a v prípade platcu DPH aj zákona o DPH.  Znamená to teda:

  • identifikáciu príjemcu platby a platiteľa v plnom rozsahu (Obchodné meno alebo meno a priezvisko, sídlo alebo adresa, IČO, DIČ poprípade IČ DPH),
  • dátum uskutočnenia platby,
  • Sumu a menu ( v prípade platcu DPH členenú na základ dane, DPH a sumu spolu),
  • Účel hotovostnej platby,
  • Podpis príjemcu platby, zhotoviteľa dokladu,
Odporúčame :  Miroslav Gandžala: Zrušenie živnosti, ukončenie podnikania. Viete aké máte povinnosti?

Záver

Ako podnikatelia sa stretávate v praxi s množstvom dokladov. Ich agendu väčšinou zabezpečuje váš účtovník alebo ekonomické oddelenie. No mnohí z vás si najmä v začiatkoch vystavujú a spravujú doklady sami. Je vhodné preto poznať zákonné minimum pre jednotlivé druhy dokladov a orientovať sa v ich názvoch a prípadoch, kedy sa používajú.

Pri všetkých vyššie uvedených dokladoch sú popísané povinné náležitosti z pohľadu podnikateľa a vystavovateľa dokladov. Samozrejmosťou je, že doklad musí obsahovať aj spôsob zaúčtovania (tzv. predkontáciu) a podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie – to však zabezpečí váš účtovník alebo účtovníčka.

V účtovníctve platí jedna zásada, a to, že všetko musí byť preukázateľné – t.j. musí byť k tomu doklad. Zákon však v niektorých prípadoch neumožňuje uplatniť si napríklad odpočet DPH, ak doklad neobsahuje povinné údaje. Je preto aj v záujem podnikateľov, aby kontrolovali, aké doklady dostávajú. Ak si nie ste istý jeho správnosťou, obráťte sa na vášho účtovníka.

 

Zobraziť všetky články od Peter Tomčány


O autorovi

Peter Tomčány – som majiteľom účtovnej kancelárie Helwitax s.r.o. sídliacej v Trenčíne. Pri poskytovaní našich služieb sa riadime heslom „Viac ako len účtovníctvo !“. Nepozeráme sa na našich klientov iba cez účtovné čísla. Vnímame firmy komplexne, sledujeme úzke prepojenie účtovníctva, ekonomiky a rozvoju podniku.

Kontaktwww.uctovnictvotrencin.sk

 

 

 

Odoberajte novinky Biznis klubu na Váš mail

* indicates required

 

Vyjadri svoj názor

Prepájam podnikateľov, organizujem rôzne stretnutia a vzdelávacie aktivity zamerané na podnikateľov. Rád diskutujem na témy o podnikaní a usmerňujem správnymi otázkami - takto spoločne hľadáme odpovede a riešenia. Som členom Slovenskej živnostenskej komory (predseda krajskej zložky v Nitre). Mám rád kávu, vo voľnom čase brázdim hory na horskom bicykli.

Viac v kategórii Novinky

Najčítanejšie:

Sledujte nás na Facebooku:



Odporúčame



Odporúčame:

Autori článkov pre portál:

Biznisklub.sk ISSN 2585-9250

Marek Štrba – šéfredaktor

Miroslav Gandžala – účtovníctvo

Ing. Michal Kučera – pokladnice, VRP

Ing. Ondrej Mizerák M. Sc. – podnikateľské poradenstvo

JUDr. Martin Bajužík – advokát

Mgr. Andrej Srnka – technické zabezpečenie / GDPR

JUDr. Katarína Kročková – ochrana osobných údajov / GDPR

Ing. Soňa Ondrejková – biznis mentoring a tvorba individuálnych biznis riešení

JUDr. Lenka Katríková – obchodné právo, ochrana osobných údajov, duševné vlastníctvo

JUDr. Zuzana Niederlandová – právo a legislatíva

Ing. Emil BURÁK, PhD. – ekonóm a daňový odborník

Peter Tomčány – účtovníctvo a účtovné poradenstvo

 

Zobraziť všetkých autorov

Na vrch